Das Personalwesen ist so alt wie die Notwendigkeit, die Ressource Arbeit zu beschaffen, zu verwalten und zu vergüten. Heute ist die Personalarbeit glücklicherweise sehr viel moderner und menschenzentrierter geworden. Sehen wir uns aber Abläufe bzw. Prozesse im Personalwesen an, scheinen einige davon noch aus den Ursprungszeiten zu stammen. Dabei könnten wir beispielsweise in der Entgeltabrechnung Abrechnungsfehler durch HR-Prozesse verhindern.
Gut funktiuonierende Prozesse sind für vieles notwendig oder förderlich:
- Vollständigkeit der Abläufe und Dokumente
- Klare Zuständigkeiten der Akteure
- Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden
- Funktionierende Übergaben / Schnittstellen
- Zukünftige Entwicklungsprozesse
- Verhinderung von Fehlern / Internes Kontrollsystem
Speziell auf den letzten der genannten Gründe will ich hier eingehen und einige Beispiele für typische Probleme aber auch Lösungswege nennen.
Problem I: Verspätete Erfassung von Daten
Ein regelmäßig auftretendes Problem in der Entgeltabrechnung sind verspätet bzw. zu spät erfasste Sachverhalte, die im schlimmsten Fall zu Entschädigungs- oder Strafzahlungen führen können.
Das Problem kann an drei Stellen entstehen. Für jede dieser Engpässe gibt es natürlich einen passenden Lösungsansatz:
1. Die Informationen werden verspätet mitgeteilt
Das liegt sehr häufig daran, dass die Mitarbeitenden, die in der Abrechnung betreut werden, keine Kenntnisse über die Konsequenzen verspäteter Informationsweitergabe haben. Regelmäßig sollte die Notwendigkeit zeitnaher Mitteilungen vermittelt werden. Dabei kann beispielsweise auf Verjährung oder Tarifausschlusszeiten hingewiesen werden.
2. Die Informationen kommen zeitverzögert im Abrechnungsteam an
Dieses Problem entsteht auf dem Weg zwischen der Mitteilung der Informationen und dem Moment, in dem das Abrechnungsteam diese erhält. Engpässe sind dabei beispielsweise die Poststelle, der Scanplatz, oder fehlende Absprachen über den konkreten Weg, auf dem die Informationen übermittelt werden sollen.
Es muss dafür gesorgt werden, dass die Informationen möglichst schnell das Abrechnungsteam erreichen und an keiner Stelle im Prozess unnötig lange Liegezeiten entstehen. Es sollten Wege für den Informationsfluss bevorzugt werden, die möglichst schnell und unkompliziert funktionieren. Je weniger Wege es gibt, desto besser.
3. Die Informationen liegen zwar vor, aber das Abrechnungsteam kommt erst verspätet zur Erfassung
Naheliegend wäre eine Überlastung der Abteilung oder zumindest der zuständigen Person in der Abrechnung. Häufen sich diese Probleme, muss dies auf jeden Fall in Betracht gezogen werden. Alternativ kann die Ursache auch durch unklare Kommunikationswege entstehen oder fehlendes fachliches Wissen.
Problem II: Falsche sozialversicherungsrechtliche Beurteilung
Gerade bei der sozialversicherungsrechtlichen Einordnung der Personalfälle können sehr viele Fehler passieren. Das gilt speziell dann, wenn es sich um besondere Personengruppen handelt, die nicht häufig vertreten oder aus anderen Gründen schwer eindeutig einzuordnen sind. Die Beurteilung der Personalfälle ist komplex und benötigt entsprechendes Fachwissen.
Auch hier gibt es Möglichkeiten, den Ablauf bis zur Abrechnung zu verbessern, sodass Fehler minimiert werden können:
- Führen Sie vor oder wenn nicht anders möglich nach jeder Abrechnung bestimmte Prüfungen durch. Gleichen Sie die SV-Beitragsgruppe mit der Personengruppe ab. Prüfen Sie Entgeltgrenzen, Mindestlöhne, geringfügige Beschäftigungen und Regelaltersgrenzen. Im besten Fall haben Sie ein Abrechnungs- oder Prüfsystem, dass Sie automatisch auf erkannte Probleme hinweist.
- Gewöhnen Sie sich bei jedem neu angelegten Personalfall und jeder größeren Änderung an, eine Testabrechnung durchzuführen und diese möglichst genau zu prüfen. So können bereits im Vorfeld Probleme erkannt und noch rechtzeitig behoben werden.
Problem III: Fehlerhafte Zahlung nach Austritt
Ein weiteres Problem, das regelmäßig die Entgeltabrechnung auf Trab hält, ist die Zahlung von Bezügen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Natürlich kann es immer mal vorkommen, dass auch nach Austritt noch Entgeltzahlungen fällig werden. Speziell bei der rückwirkenden Zahlung von Zeitzuschlägen ist das üblich, aber auch in vielen anderen Situationen.
Problematisch sind nur Zahlungen, die eigentlich gar nicht hätten ausgelöst werden dürfen. Beispielsweise dann, wenn nach Austritt das monatliche Entgelt versehentlich weiterhin überwiesen wird. Dieser Fall kommt erstaunlicherweise recht häufig vor, speziell bei befristeten Beschäftigungsverhältnissen.
Diesen Fehler zu vermeiden ist aber auch nicht weiter schwer. Sie haben mindestens zwei Möglichkeiten:
- Erfassen Sie bereits zu Beginn einer befristeten Beschäftigung das Austrittsdatum, ganz egal, ob sich dieses vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal ändern könnte. Das ist der effektivste Weg, um Überzahlungen in diesen Fällen zu vermeiden. Und was, wenn Sie vergessen, das Austrittsdatum zu löschen? Kein Problem: Eine Abschlagszahlung ist immer einfacher als die Rückforderung bereits gezahlter Entgelte.
- Installieren Sie ein Prüfsystem. Entweder mittels Fehlererkennung per Software oder auf die einfache (aber effektive) Art, per Auswertung der Datenbestände. Prüfen Sie regelmäßig nach (oder wenn möglich bereits vor) der Abrechnung die Zahlungen, die für bereits ausgeschiedene Mitarbeitenden erfolgen sollen. Mittels einer generellen Auswertung aller Mitarbeitenden, die im jeweiligen Abrechnungsmonat ihr Arbeitsverhältnis beenden, können Sie zudem feststellen, ob dort gegebenenfalls Mitarbeitende fehlen. Diese Auswertungen müssen Ihnen natürlich auch zur Verfügung stehen, wenn Sie sie benötigen; ein weiterer wichtiger Punkt für eine korrekte Abrechnung.
Fazit
Natürlich sind das nur einige wenige der Probleme, die regelmäßig in der Entgeltabrechnung entstehen. Daran sind allerdings bereits häufige Fehlerquellen auszumachen:
- Mangelhafte Kommunikation
- Fehlendes Wissen
- Mangelnde Sorgfalt in Stresssituationen
- Fehlendes Controlling (IKS) / Falsche Fehlersuche
Wenn Sie diese Schwachstellen in der Abrechnung beheben, sind Sie gut aufgestellt und liefern den bestmöglichen Service für die Menschen, die Sie in der Abrechnung betreuen. Denken Sie immer daran, dass Routine blind macht. Deshalb müssen bestehende Prozesse regelmäßig geprüft werden. Dabei unterstützen wir Sie gerne.
Herzliche Grüße
Christian Günther
HR-& Organisationsberater | Wirtschaftsmediator