07:30 Uhr: Ankunft im Büro, 30 E-Mails im Posteingang; erste Anrufe.
07:50 Uhr: Drei E-Mails bearbeitet, 2 Telefonate geführt, noch 37 Mails im Posteigang.
08:00 Uhr: Videokonferenz mit dem Team.
08:30 Uhr: Videokonferenz 15 Minuten zu spät beendet. Anrufer beschwert sich, dass niemand zu erreichen ist. 49 E-Mails im Posteingang …
[Und das war erst der Beginn des Arbeitstages.]
Diese Situation ist Ihnen wahrscheinlich vertraut, denn so oder so ähnlich sieht der Alltag in Personalabteilungen häufig aus.
Freie Kapazitäten sind gerade in den letzten Jahren die Ausnahme quer durch alle Personalabteilungen. Diese Situation ist zwar nicht neu, wird aber durch den akuten Fachkräftemangel und in einigen Fällen auch die finanzielle Situation noch weiter beheizt. Dabei wären diese Kapazitäten wichtig, um die Personalarbeit zu gestalten, zu verbessern und fit für die Zukunft zu machen.
Aus diesem Grund wollen wir Ihnen 15 Wege aufzeigen, mit denen Sie mehr Zeit für die Personalarbeit erhalten.
1. Entwickeln Sie eine durchdachte Strategie
für Ihre Personalabteilung
Die Grundlage für die Arbeit (nicht nur) der Personalabteilung ist eine durchdachte Strategie. Warum? Eine Strategie ist laut Definition ein strukturierter Plan zur Erreichung spezifischer Ziele. Im Umkehrschluss ist eine fehlende Strategie also relative Planlosigkeit. Und die kann zu großen Problemen führen.
Eine gute Strategie hingegen löst drei Fragestellungen:
Das WARUM, das WANN und das WIEVIEL!
Das WARUM ist generell eine wichtige Fragestellung, denn nur wenn Sie wissen, mit welchem Ziel Sie bestimmte Tätigkeiten durchführen, können Sie diese auch in der richtigen Qualität und Quantität tun. Außerdem sind Sie dann in der Lage, Aufgaben zu priorisieren, weil Sie entweder Vorgaben zu Dringlichkeit und Wichtigkeit dieser Aufgaben erhalten oder diese selbst einschätzen können und damit sehen, WANN eine Aufgabe erledigt sein soll. Mit einer Strategie sind Sie also dazu in der Lage, Aufgaben zu planen und so eine Struktur zu schaffen, die Sie bei der alltäglichen Personalarbeit unterstützt.
Das WIEVIEL definiert die Anzahl der Aufgaben und damit den Umfang der Serviceleistungen, die Ihre Personalabteilung erbringen soll. Ein Mehr an Service bedeutet in der Regel auch ein Mehr an Aufgaben und Arbeitsaufwand. Im Idealfall finden Sie die richtige Balance zwischen den Dienstleistungsangeboten und dem Arbeitsaufwand Ihrer Personalabteilung.
2. Investieren Sie in kontinuierliche Weiterbildung
Personalarbeit hat an vielen Stellen mit einem tiefen Verständnis vor allem von Rechtsthemen zu tun; vom Beginn des Bewerbungsprozesses bis zum Ende der Beschäftigung und häufig auch darüber hinaus. Auch setzen wir immer mehr Software ein, die immer mehr Wissen über deren Anwendung voraussetzt.
Unvermeidlich stoßen Sie bei diesen Tätigkeiten gelegentlich an die Grenzen Ihres Wissens. Ist die eigene Qualifizierung noch nicht so weit vorangetrieben, stehen Sie oder Ihre Mitarbeitenden entsprechend häufiger vor dieser Situation. Natürlich bekommen Sie diese Probleme gelöst. Sie recherchieren, fragen Kolleginnen und Kollegen oder holen sich externen Rat. Das kostet Sie aber genau die Zeit, die Sie eigentlich für andere Aufgaben benötigen würden.
Diese Zeit sparen Sie ein, wenn Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden selbst in den wichtigsten Disziplinen und Fragestellungen der täglichen Arbeit ausreichend qualifiziert und Sie in stetige Weiterbildung investieren; im Idealfall mit individuell auf Ihre Situation zugeschnittenen Inhalten. Das Zeitmanagement dankt es Ihnen und die Mitarbeitenden, deren Fragen und Probleme Sie nun schneller und zielgerichteter lösen können, tun es auch.
3. Verteilen Sie Aufgaben in Ihrer Personalabteilung optimal
Jeder Mensch hat Stärken und Schwächen. Das gilt natürlich auch, und vielleicht sogar ganz besonders, aufgrund der Themenvielfalt im Personalwesen. Aufgaben, in denen Sie weniger versiert sind, neigen Sie möglicherweise dazu, aufzuschieben, was dazu führt, dass Sie mehr Zeit dafür aufwenden als für Aufgaben, in denen Sie routiniert sind.
Eine Möglichkeit dies zu beheben ist die Entwicklung von Spezialisten im Team. Versuchen Sie im ersten Schritt die Aufgaben zu identifizieren, bei denen eine tiefe Qualifizierung nicht bei jedem Teammitglied notwendig ist, die sie nur in besonderen Situationen zu Problemen führen.
Erkennen Sie die Stärken der einzelnen Teammitglieder und bauen Sie gezielt darauf auf. So gibt es immer interne Ansprechpartner auch für komplexe Situationen, die Ihnen viel Zeit ersparen können.
4. Sorgen Sie für Strukturierte Reportings
Auswertungen, Kennzahlen und deren Interpretationen sind die Grundlagen für viele Entscheidungen innerhalb von Organisationen. Jedenfalls sollten sie es sein. Da, wo sie tatsächlich bei der Personalabteilung angefragt werden, passiert dies aber häufig unstrukturiert und anlassbezogen. Es sind also selten geplante Anfragen, sondern häufig akute Situationen, in denen Daten angefragt werden. Und schnell muss es dann meistens auch noch gehen.
Solche Anforderungen stören die Abläufe innerhalb der Personalabteilungen immens; mindestens bei den Personen, die aktiv daran beteiligt sein müssen. Da in der Regel keine Kapazitäten für ungeplante Aufgaben freigehalten werden, entstehen hier zusätzliche Belastungen. Also werden Mitarbeitende – häufig Führungskräfte – diese Dinge zusätzlich übernehmen und geraten in Stress.
Die Alternative dazu sind geplante Reportings, die in regelmäßigen Abständen für die Unternehmensführung oder andere Abteilungen erstellt werden. Entwickeln Sie einmalig für diese Zielgruppen maßgeschneiderte Informationen, verringert sich die Zeit, die Sie für deren Erstellung benötigen. Außerdem können Sie diese Reportings einplanen und wissen genau, wann wieviel Zeit eingesetzt werden muss. Auf diesem Weg erhalten Sie mehr Zeit für die Personalarbeit.
5. Setzen Sie Ziele für Ihre Personalabteilung
Ein häufiges Problem in der Personalarbeit ist die pure Masse an Aufgaben, bei der man oft kein Vorankommen sieht. Sehr wahrscheinlich kennen Sie das auch. Wie können Sie diese Massen bewältigen, ohne dabei unterzugehen oder zu verzweifeln?
Die Lösung sind Ziele, die Sie sich oder Ihrer Abteilung setzen. Entwickeln Sie gemeinsam tägliche, wöchentliche und monatliche Ziele, persönliche oder Teamziele. Sie alle können Ankerpunkte sein, die bei der Fokussierung auf die Aufgaben helfen und sich motivierend auswirken.
Denken Sie bei der Entwicklung von Zielen immer daran, dass diese SMART sein sollten:
Spezifisch – möglichst konkret ausformuliert
Messbar – qualitativ und quantitativ
Attraktiv – motivieren und anspornend
Realistisch – von allen mit vertretbarem Aufwand erreichbar
Terminiert – zeitlich festgelegt
6. Schränken Sie Ihre Erreichbarkeit ein
Wenn Sie keine ruhigen Zeiten finden, um Aufgaben abzuarbeiten, müssen Sie sich freie Räume schaffen. Reduzieren Sie gegebenenfalls gezielt Ihre Erreichbarkeit. Dies bedeutet selbstverständlich nicht, dass Sie für andere Personen gänzlich unerreichbar sind. Hier bestehen viele mögliche Abstufungen:
- Einführung telefonischer Sprechzeiten
- Einführung persönlicher Sprechzeiten vor Ort
- Kanalisierung der Anfragen über bestimmte Wege (Ticket, E-Mail, Hotline, etc.)
- Früherer Beginn, späteres Ende der Arbeitszeiten
- Festlegung von Reaktionszeiten
Die Erreichbarkeit der Personalabteilung trägt natürlich immens zu ihrer Außenwirkung bei. Denken Sie auch daran, wenn Sie Einschränkungen vornehmen, sprechen Sie diese ab und kommunizieren Sie vor allem die neuen Regelungen und deren Notwendigkeit. Weisen Sie darauf hin, dass diese notwendig sind, um die Arbeitsqualität und -quantität aufrechterhalten zu können. Sorgen Sie dafür, dass der Service nicht darunter leidet, sondern Anfragen dennoch zeitnah bearbeitet werden.
7. Strukturieren Sie Ihre Meetings
Regelmäßige Meetings sind ein wichtiges Mittel zum Informationsaustausch innerhalb von Teams. Das ist in Strukturen mit großen Homeoffice-Anteilen oftmals noch wichtiger geworden. Allerdings wissen wir auch, dass diese Meetings große Zeitfresser sein können. Aus diesem Grund müssen auch hier Strukturen her, die nicht Zeit rauben, sondern wichtige Themen in angemessener Zeit vermitteln.
Ansätze gibt es hier viele:
- entwickeln Sie eine Tagesordnung
- setzen Sie eine straffe Moderation um
- halten Sie sich an den geplanten Zeitrahmen
- verhindern Sie langwierige Diskussionen
- verhindern Sie den Punkt „Sonstiges“
- laden Sie nur Personen ein, die notwendig sind
- prüfen Sie, ob eine E-Mail zur Information reicht
Dauerhaft im Kalender verankerte Regeltermine sind oft ineffizient. Wir neigen in solchen Terminen dazu, Themen künstlich zu schaffen. Planen Sie stattdessen Meetings am besten nur dann ein, wenn sie auch wirklich notwendig sind; so erhalten Sie mehr Zeit für Ihre Personalarbeit.
8. Lernen und nutzen Sie Zeitmanagementmethoden
- Identifizieren Sie die Tätigkeiten, mit denen Sie den Tag über beschäftigt sind. Erstellen Sie eine Liste dieser Tätigkeiten und wieviel Zeit Sie dafür benötigen. Tun Sie dies einige Tage oder Wochen.
- Werten Sie diese Daten anschließend aus. So können Sie schnell und objektiv herausfinden, welche Ihrer Tätigkeiten die meiste Zeit kosten und wo Ihnen sonst noch Zeit verloren geht. Beschäftigen Sie sich zu lange mit einzelnen Themen? Investieren Sie viel Zeit in Beschwerden? Erhalten Sie viele Aufgaben von außen, die regelmäßig Ihre Arbeit unterbrechen? Gibt es zu viele Meetings? Fehlen Ihnen Informationen, die Sie recherchieren müssen?
- Wenn Sie die Probleme erfolgreich identifiziert haben, versuchen Sie, sie zu beheben. Dazu wieder nutzen Sie die Methoden, die Sie in diesem Blogartikel kennengelernt haben oder schauen Sie beispielsweise in die Liste unter dem Link zu Beginn dieses Punktes.
9. Erledigen Sie Aufgaben umfassend
Jede Aufgabe, die Sie nur oberflächlich bearbeiten, kehrt unweigerlich zu Ihnen zurück. So einfach könnte man diesen Punkt zusammenfassen. Beantworten Sie eine Mitarbeiteranfrage kurz und knapp – weil vermeintlich keine Zeit für mehr ist – führt dies mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Rückfragen, die zusätzliche Bearbeitung erfordern.
Beantworten Sie Fragen also immer umfassend. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Antwort sorgfältig zu formulieren und möglichen Rückfragen zuvorzukommen. Bedenken Sie auch die nächsten Schritte und mögliche Fragen, die sich wiederum daraus ergeben und beantworten Sie diese gleich mit.
Nehmen Sie sich diese Zeit im Vorfeld, müssen Sie sich kein zweites Mal mit der Anfrage beschäftigen, Sie haben damit möglicherweise für andere ähnliche Anfragen eine vollständige Standardantwort entwickelt und gleichzeitig bieten Sie einen großartigen Service für die Mitarbeitenden Ihrer Organisation.
10. Nutzen Sie Software, KI und Digitalisierung
Technik kann sehr hilfreich sein, wenn Zeit eingespart werden muss. Natürlich ist die Digitalisierung allein kein Garant für Zeitersparnis, oftmals sogar im Gegenteil.
Einige Elemente sind aber unter Umständen selbst dann eine sinnvolle Ergänzung des Arbeitsalltags, wenn Sie gerade keine Zeit für größere Digitalisierungsprojekte haben.
- Prüfen Sie, ob die vorhandene Software von allen Mitarbeitenden optimal genutzt wird. Dazu gehört auch ein ausreichender Schulungsstand. Das ist häufig der erste Punkt, an dem Sie ansetzen können.
- Sorgen Sie dafür, dass alle Schnittstellen gut und ohne viel Nacharbeit ineinandergreifen. Hier wird häufig manueller Aufwand betrieben, der durch überschaubare Investitionen schnell behoben werden kann.
- Entscheiden Sie, ob der Einsatz von KI sinnvoll und möglich ist, beispielsweise im Recruiting, Dokumentenmanagement, bei der Mitarbeiterentwicklung oder bei der Entwicklung und Optimierung von Prozessen.
- Führen Sie über kleine Projekte zusätzliche Softwareelemente ein, die Ihnen ein wenig Arbeit abnehmen. Denkbar wäre beispielsweise ein Self-Service-Modul. Inhalte können beispielsweise die Übermittlung von Datenänderungen, Krankmeldungen, Dienstreiseanträgen oder ähnlichen Themen sein, die sonst bei Ihnen für manuellen Aufwand sorgen.
Wie Sie merken, ist hier nicht immer der große Wurf notwendig. Nutzen und erweitern Sie die vorhandene Software optimal, dann sind Sie bereits einen großen Schritt weiter.
11. Kommunizieren Sie im Vorfeld
Wann immer Sie große Änderungen Umsetzen müssen, die viele Mitarbeitende treffen, beispielsweise tarifliche Anpassungen, Korrekturen, Betriebsvereinbarungen und dergleichen, besteht ein großer Anteil Ihrer Arbeit darin, die Rückfragen der Mitarbeitenden zu beantworten.
Kommunizieren Sie solche wichtigen Themen also sinnvollerweise noch vor der Umsetzung an alle betroffenen Personen. Erstellen Sie Artikel für das Intranet, versenden Sie persönliche Anschreiben und verfassen Sie Leitfäden und FAQs. Jede Minute, die Sie im Vorfeld in eine gute Erläuterung investieren, zahlt sich im Nachgang aus und spart Ihnen Arbeit.
12. Arbeiten Sie nicht gegeneinander
Die Arbeit in einem großartigen Team, in dem alle Zahnräder effizient ineinandergreifen, ist zweifellos ein Segen und eine große Freude für alle Beteiligten. Wenn das aber nicht der Realität entspricht, wenn die Zusammenarbeit im Team nicht funktioniert, dann haben Sie einen wichtigen Ansatzpunkt gefunden, um Zeit für die Personalarbeit einsparen zu können.
Wichtige Kriterien für funktionierende Teams sind gemeinsame Ziele, gegenseitiges Vertrauen, die Übernahme von Verantwortung und die Bereitschaft zu Kompromissen. Fehlen diese, ist das Team an vielen Stellen mit sich selbst beschäftigt, anstatt sich effizient um die eigentlichen Aufgaben kümmern zu können.
Denken Sie immer daran, dass Sie auf alle Mitglieder Ihres Teams angewiesen sind. Jeder kann zum Erfolg beitragen, aber nur, wenn auch an alle gleichermaßen gedacht wird. Ein funktionierendes Team ist nicht nur ein erfolgreiches Team, sondern spart viel Zeit ein, die sonst in Konflikte, Fehler und Unsicherheit fließen würde.
13. Standardisieren Sie Arbeitsabläufe
Standardisierung ist zuallererst einmal eine Möglichkeit für eine gleichbleibende Qualität der Arbeitsergebnisse zu sorgen, da Vorgänge immer auf die gleiche Art und Weise durchgeführt werden. Gleichzeitig bedeutet Standardisierung aber auch, einen Leitfaden zu haben, an dem sich alle Teammitglieder entlanghangeln können.
Vereinheitlichen Sie Prozesse, stellen Sie allgemeingültige Regeln auf, beispielsweise für die in- und externe Kommunikation, erstellen Sie Leitfäden, die von allen Mitarbeitenden zu befolgen sind, die vor allem aber eine Stütze für neue und auch bereits bestehende Teammitglieder sein sollen.
Anfangs werden diese Abläufe ungewohnt sein, vielleicht komplizierter erscheinen, aber die regelmäßige Anwendung wird dauerhaft zu höherer Effizienz und damit mehr Zeit führen.
14. Lagern Sie bestimmte Aufgaben aus
Vielleicht sind Sie an einem Punkt angelangt, an dem Sie die Aufgaben nicht weiter reduzieren und das Team nicht weiter aufstocken können und auch andere Mittel, die hier genannt worden sind, nicht mehr helfen.
In diesen Situationen stehen Sie vor der Frage, ob einzelne Themen an externe Dienstleister ausgelagert werden sollten. Gut dafür geeignet sind beispielsweise die folgenden Themen:
- Durchführung der Entgeltabrechnung
- Recruiting
- Vertragsgestaltung
- Reporting / Controlling
- Personalentwicklung
- Prozessmanagement
- Projektmanagement
Sie sollten nicht mit aller Kraft versuchen, Aufgaben nach außen zu geben, denn es bestehen natürlich auch Nachteile. Die Kosten und die fehlende ende Bindung zu den Mitarbeitenden sind nur zwei davon. Dennoch kann die gezielte Vergabe einzelner Themen eine sinnvolle Unterstützung Ihrer Personalabteilung sein.
15. Sagen Sie auch mal Nein!
Der letzte Punkt ist gleichzeitig einer der wichtigsten: Die Fähigkeit, gelegentlich ‘Nein’ zu sagen, muss gezielt erlernt werden. Und gerade in Personalabteilungen, die sich als Dienstleister verstehen, kommt dieses Wort nicht so leicht über die Lippen.
Abseits dieses Selbstverständnisses kommt erschwerend hinzu, dass der Personalabteilung häufig auch fachfremde Aufgaben übertragen werden. Sind sie einmal dort angekommen, werden diese Aufgaben auch dort verbleiben.
Erlernen Sie daher als Maßnahme des Selbstschutzes bewusst „Nein“ zu sagen und nehmen Sie nicht jede Aufgabe selbstverständlich an. Denken Sie an die Mitarbeitenden Ihrer Abteilung, an die vorhandenen Kapazitäten und an den Aufwand, den die neue Aufgabe verursachen wird. Nehmen Sie sich also Zeit und bedenken Sie die Übernahme solcher Aufgaben gut.
Fazit
Eine effektive und effiziente Gestaltung der Personalarbeit kann über viele Faktoren beeinflusst werden. 15 Möglichkeiten, wie Sie wertvolle Arbeitszeit einsparen können, haben wir Ihnen mit diesem Artikel aufgezeigt, beginnend mit einer klaren Strategie.
Natürlich können das nur Anregungen und unvollständige Denkanstöße sein. Aber sie sind praxiserprobt und funktionieren im passenden Kontext.
Nutzen Sie die hier genannten Ideen und finden Sie weitere Wege, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Letztendlich geht es immer darum, mit einer klaren Strategie, klaren Strukturen und Abläufen und einem gut aufgestellten Team die alltägliche Arbeit bestmöglich zu bewältigen. Sie sind eines der Aushängeschilder Ihres Arbeitgebers.
Kommen Sie trotzdem einmal an einer Stelle nicht weiter, helfen Ihnen die hrnatives wo immer es notwendig ist.
Probieren Sie es aus.
Herzliche Grüße
Ihr
Christian Günther
Christian Günther
Beratung - Schulung - Mediation