Kirchliche Organisationen in Deutschland befinden sich derzeit stärker im Wandel als je zuvor. Auf der einen Seite ist Kirche einer der wichtigsten Akteure im deutschen Sozialwesen auf der anderen Seite wird dieses Bild immer wieder durch aufsehenerregende Skandale getrübt. Der Glaube, da dürfen wir uns nichts vormachen, hat zudem in Deutschland einen immer geringeren Stellenwert.
All das schlägt sich nicht nur in den derzeit massiv schwindenden Mitgliederzahlen nieder, sondern wirkt sich auch auf die Struktur, die Aufgaben und die Arbeitsweise kirchlicher Verwaltung aus.
Als Dienstleister und ehemalige Mitarbeitende im kirchlichen Umfeld sehen wir einigen dringenden (aber nicht aktionistischen) Handlungsbedarf im kirchlichen Personalwesen.
Fangen wir also an:
Kirchliches Personalwesen muss effizienter werden
Dem kirchlichen Personalwesen stehen oft nur sehr begrenzte Mittel zur Verfügung. Ganz egal ob es um die Anzahl der Mitarbeitenden, finanzielle Möglichkeiten oder die Mitwirkung in organisatorischen Fragestellungen geht. Gleichzeitig sollen dort ein Projekt nach dem anderen umgesetzt werden, manchmal mehrere zur gleichen Zeit. Wie soll das funktionieren? – Eine Frage, die sich häufig stellt. Die Antwort lautet ebenso häufig gleich: Es muss! Kein Wunder, dass Stress und Frustration in kirchlichen Personalabteilungen häufig anzutreffen sind.
Die Lösung? Ein neues Projekt, um die Mitarbeitenden zu entlasten!
Das klingt nicht nur paradox und zynisch, sondern zeugt auch von voreiligem Aktionismus. Sehr oft wird beispielsweise Software ausgetauscht, um den gewünschten Effekt zu erzielen. Gilt also neue Software = bessere Software? Im Bereich der Personalwirtschaft ist dies nicht nur ein immenser und teurer Aufwand, immer wieder sehen wir, dass er sich nicht einmal lohnt. Der Stress bleibt hoch, das Arbeitspensum auch und nach drei Jahren wird der Wechsel rückgängig gemacht. Das alte System war wohl doch nicht so schlecht!
Unsere Empfehlung:
Um die Effizienz der Personalarbeit wirklich zu steigern, ist es notwendig, dass die Personalabteilung zeitnah alle für ihre Aufgaben notwendigen Informationen erhält, organisatorisch und fachlich gut aufgestellt ist und vorhandene Software optimal genutzt wird. Lange Dienstwege verhindern schnelle Reaktionen. Aber selbst kleinere Veränderungen können durchaus große Effekte erzielen. In manchen Fällen würde bereits ein Excel-Kurs eine spürbare Verbesserung bringen.
Die Effizienz steht auch im Kontext unseres nächsten Themas:
Kirchliches Personalwesen muss digitaler werden
Nach dem letzten Punkt muss das wie reiner Hohn klingen. Würden Digitalisierungsprojekte nicht bloß für weiteren Stress sorgen? Die Frage ist grundsätzlich natürlich berechtigt und auch nicht die Einzige, die man stellen muss.
Denn leider ist die Digitalisierung ein Thema, das man im kirchlichen Bereich in den letzten 20 Jahren vor sich hergeschoben hat. Der in den letzten Jahren neu entfachte Drang, jetzt alles schnell nachzuholen, sorgte für das faktische Scheitern vieler Projekte.
Unsere Empfehlung:
Abhilfe schafft ein auf die Personalabteilung abgestimmtes Projektmanagement und eine entsprechende schrittweise Umsetzung. Für die Digitalisierung ist nicht zwingend der eine große Umbruch notwendig. Ein Schrittweises Vorgehen ist denkbar, benötigt aber auch einen strukturierten Plan. Es muss absolute Klarheit darüber bestehen, welche Ziele in welchem Zeitraum erreicht werden sollen. Um Ziele setzen zu können, ist es wichtig, zu definieren, was Digitalisierung überhaupt im Kontext der jeweiligen Organisation bedeutet.
Bei der Investition in Digitalisierung muss immer auch an die Personen gedacht werden, die im Nachhinein damit arbeiten müssen. Deshalb sind die Überprüfung bestehender Prozesse und die Schulung der Mitarbeitenden elementare Bestandteile jedes Digitalisierungsprojektes.
Kirchliches Personalwesen muss professioneller werden
Die Professionalisierung der Personalarbeit ist sowohl für interne Abläufe als auch für die Außendarstellung wichtig. Dabei betrifft sie nicht immer nur die Mitarbeitenden der Personalabteilung selbst. Auch und die kirchlichen Führungskräfte sind hier angesprochen. Gerade in Organisationen, in denen der Mensch im Mittelpunkt steht, sollte das Personalwesen genau diese Haltung widerspiegeln und professionell umsetzen.
Um welche Themen geht es beispielsweise?
- Sinnvolle Organisation der Personalabteilung(en) (Synergienutzung / Prozesse)
- Regelmäßige Aus- und Fortbildung innerhalb der Personalabteilung
- Die Etablierung eines aussagekräftigen Personalcontrollings
- Die Durchführung einer Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung
- Die Sach- und fachgerechte Abrechnung von Bezügen
- Ein zeit- und kandidatengerechtes Recruiting aufbauen
- Personalentwicklungsmaßnahm etablieren
- Daten zentral vorhalten und zur Verfügung stellen
- Datenschutz beachten und umsetzen
- Die Klärung von Zuständigkeiten
Ein professionelles Personalwesen benötigt nicht nur kompetente und qualifizierte Ansprechpartner. Eine klare Aufgabenverteilung aber auch klare Anforderungen an das Personalwesen sorgen zudem für eine stetige Weiterentwicklung und eine professionelle Umsetzung. Die Rahmenbedingungen dafür müssen die kirchlichen Leitungskräfte schaffen.
Beachten Sie dazu auch den nächsten Absatz:
Kirchliches Personalwesen muss Führung qualifizieren
Die Qualifizierung von Führungskräften ist eine Aufgabe, die originär in die Personalabteilung gehört und von dort aus im Rahmen der Personalentwicklung professionell und strukturiert begleitet werden muss.
Warum erwähne ich das hier?
Leitungskräfte im kirchlichen Dienst haben häufig einen theologischen, juristischen oder verwaltenden Hintergrund. Grundkonsens war lange die Unterstellung, dass eine solche Person, wenn Sie eine Leitungsstelle bekleidet, aufgrund Ihrer Ausbildung auch entsprechende Führungs- und Organisationsqualitäten mitbringt. Das diese Annahme so pauschale nicht korrekt ist, ist inzwischen vielerorts klar geworden. Dieses Bewusstsein allein reicht jedoch nicht.
Unsere Empfehlung:
Führungsqualifikationen wie Kommunikation, Wertschätzung, Aufgabendelegation, Konfliktlösung und organisatorische Fähigkeiten müssen von Grund auf vermittelt werden. Ein Qualifizierungsprogramm für Führungskräfte muss her, inklusive der Möglichkeit zum regelmäßigen Coaching oder Mentoring.
Auf dieser Grundlage kann ein weiteres wichtiges Thema angegangen werden:
Kirchliches Personalwesen muss menschlich bleiben
Kirche steht für ein soziales Miteinander, dafür, sich für Menschen zu engagieren. Das ist ein sehr schöner und sinnstiftender Ansatz. Auch aus diesem Grund hatte die Kirche als Organisation lange Zeit keine großen Personalprobleme. Leider ist es auch die fehlende Umsetzung dieses Ansatzes nach Innen, die heute dafür sorgt, dass innerhalb der kirchlichen Belegschaft so viel Unruhe und Unzufriedenheit herrscht.
Wenn der Mensch als zentrales Thema der Kirche nach außen vermittelt wird, entsteht in gleichem Maße der berechtigte Anspruch, dass er auch innerhalb der kirchlichen Organisationen einen hohen Stellenwert hat. Stattdessen erleben wir häufig starken Druck durch die Leitungskräfte, Machtkämpfe zwischen Arbeitsbereichen und ein starkes Desinteresse am Befinden der eigenen Mitarbeitenden. Zu viel Arbeit soll in zu wenig Zeit erledigt werden. Gleichzeitig wird aber die Veränderung hin zu verbesserten Strukturen erschwert.
Unsere Empfehlung:
Der Fokus kirchlicher Arbeit muss auch intern auf den Menschen gelegt werden. Kirchliche Mitarbeitende fühlen sich häufig nicht ausreichend wahrgenommen. Wertschätzendes Führungsverhalten, proaktive Kommunikation und logische, die Arbeit unterstützende Strukturen können das ändern. Wer sich verstanden und ernst genommen fühlt, entwickelt auch ein positives Verhältnis zum eigenen Arbeitgeber.
Kirchliches Personalwesen muss Fachkräfte finden
Auch das Themenfeld Fachkräftemangel ist im kirchlichen Umfeld ein Komplex mehrerer Probleme. Da wären beispielsweise
- Konfessionalität (die in weiten Teilen aufgehoben ist)
- Identifizierung mit der Kirche
- Entwicklungspotential für Mitarbeitende
- Berufsausbildung in der Kirche
- kirchliche Verwaltungslehrgänge und der Zugang dazu
- Notwendigkeit externer Spezialisten
- zeitgemäßes Recruiting
- Organisationskultur und Wertschätzung
- Mitarbeiterbindung
Kirchliches Personalwesen muss entbürokratisiert werden
“Wenn ich mir das noch länger anhören muss, liege ich heute Nachmittag unter dem Stuhl!”
Das sagte mir einmal eine Führungskraft auf einer Tagung für kirchliches Personalwesen. Ich konnte das gut nachvollziehen. Der Referent – ein kirchlicher Jurist – hatte den Vormittag über einen neuen Gesetzestext Wort für Wort vorgelesen.
Diverse Tarifverträge, kirchliches Arbeits- und Dienstrecht, Besoldungsordnungen, komplizierte Verfahrensweisen, Dienstvereinbarungen von vor 30 Jahren und darauf aufbauende Verordnungen und die ständige Frage, wo welche Informationen bezogen werden können, sind nur einige der Dinge, die das kirchliche Personalwesen prägen.
Bürokratie hat natürlich eine gewisse Berechtigung. Das dürfen wir nicht außer Acht lassen. Sie standardisiert, sie sorgt (in gewissem Rahmen) für Gerechtigkeit und sollte in der Theorie auch die Effizienz steigern. Faktisch tut sie häufig genau das Gegenteil. Sie verhindert effiziente Arbeit. Zum Teil durch Überregulierung, zum Teil aufgrund sich widersprechender Anweisungen, zum Teil durch sehr komplexe Genehmigungs- und Prüfverfahren.
Unsere Empfehlung:
Das kirchliche Arbeits- und Dienstrecht kann nicht in kürzester Zeit verschlankt werden. So viel ist klar. Wichtig ist es deshalb, den Überblick über die bestehenden Regelungen zu erhalten und bei neu entstehenden Verordnungen zu gewährleisten, dass diese möglichst präzise und einfach gestaltet sind. Wo Bürokratie nicht notwendig ist, kann sie abgebaut werden. Dienstreise- und Bewirtungsordnungen sind zum Beispiel gute Ansatzpunkte.
Der Bürokratieabbau ist ein großes Projekt und ist deshalb mit dem nächsten Thema verbunden:
Kirchliches Personalwesen braucht Unterstützung
Niemand sollte sich in einer so komplexen Gemengelage allein auf den Weg machen.
Viele Organisationen, darunter natürlich spezialisierte Beratungsunternehmen, aber auch andere Dienstleister, halten das notwendige Know How vor und kennen die kirchlichen Besonderheiten aus vielen Projekten oder sogar eigener beruflicher Erfahrung.
An dieser Stelle möchte ich einige Beispiele nennen, für Aufgaben des Personalwesens, die von externen Dienstleistern unterstützt werden können:
- Projektmanagement
- Entgeltabrechnung / Reisekostenabrechnung
- Dokumentendigitalisierung
- Prozessoptimierung
- Organisationsentwicklung
- Recruiting / Onboarding / Offboarding
- Reportings / Controlling
- Personalentwicklung
Und das sind nur einige der Bereiche, in denen externes Know How durchaus den Wandel beschleunigen kann.
Unsere Empfehlung:
Nicht nur bei Aufbau und Weiterentwicklung der genannten Bereiche kann professionelle Unterstützung sinnvoll sein. Auch die vollständige Auslagerung von Themen, deren interne Bearbeitung keinen Mehrwert bietet, sollte angedacht werden.
Natürlich gibt es diese Leistungen nicht umsonst. In der Regel sind die Kosten aber überschaubar und sollten sich schnell rechnen, wenn stattdessen mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben bleibt.
Mein Fazit
Kirche muss zusehen, dass sie der Wandel nicht überrollt.
Christian Günther
HR-&Organisationsberater | Wirtschaftsmediator