Ein Prozess könnte als logische Abfolge von Aktivitäten bezeichnet werden. Ziel ist ein Ergebnis – wie auch immer das aussieht. Beispielsweise so:
„Total toll! Es ist kurzfristig ein Platz in einer wichtigen Fortbildung frei geworden, die aber schon am Donnerstag beginnt. Ich habe meine Vertretung schon geklärt. Kriegen wir die Genehmigung noch hin?“
„Nein, selbst wenn alles Problemlos genehmigt werden kann, brauchen wir für den Genehmigungsprozess mindestens zwei Wochen Vorlauf. Tut mir leid!“
Fühlen Sie die unausgesprochene Frustration, die im Raum steht? Naja, was soll’s… Kann man wohl nix machen, wenn das Problem einfach nicht zum Prozess passt!
HR-Prozesse sollen Orientierung geben, nicht einschränken
Wissen muss heute oftmals ad hoc zur Verfügung stehen. Ein Personalprozess wie dieser aber, der aus Zeiten kommt, in denen Mitarbeiterentwicklung vermutlich noch etwas war, dass verordnet wurde, kann uns dabei nicht mehr helfen. Er ist von den aktuellen Bedürfnissen entfremdet, und damit letztlich auch von der Realität.
Prozesse können Standardsituationen abdecken – genau dafür sind sie gemacht. Aber sie müssen auch so gestaltet sein, dass sie in allen anderen Situationen Orientierung und die notwendige Flexibilität bieten. In vielen Teilen des Personalwesens gehört Standard eben gerade nicht zum Standard.
Personen, die nicht eingestellt werden können, weil formale Abschlüsse fehlen, Bahntickets, die nicht erstattet werden können, weil kein Zangenabdruck des Schaffners darauf zu finden ist, Dokumente, die erst nach Wochen erstellt werden können, weil die Software das zwar kann, aber wir uns nicht darauf verlassen… etc.
Was bedeutet das für HR-Prozesse?
Prozesse sind durchaus sinnvoll. Gute Prozesse bieten Orientierung, Rechtssicherheit und Transparenz. Problematisch wird es, wenn Prozesse nicht mehr zur Realität passen. Diese entwickelt sich nämlich von allein weiter, Prozesse aber müssen aktiv weiterentwickelt werden.
Wenn Sie öfter einmal den Ausspruch „Warum das so ist, weiß ich auch nicht, aber es steht hier so im Prozess“ hören, wissen Sie, dass doch dringend Abhilfe geschaffen werden muss.
Welche irrsinnigen Prozesse haben Sie schon erlebt?
Christian Günther
Beratung - Schulung - Mediation