Es ist allgemein bekannt, dass Unternehmen nicht mehr in der Lage sind, Fachpersonal einzustellen – weil Fachkräfte fehlen. Ist das aber der einzige Grund?
Ich beobachte seit Jahren, dass immer mehr Fachpersonal auch in Personalabteilungen fehlt. Das hat verschiedene Gründe, die zum einen Teil auf Irrglauben bzw. Fehleinschätzungen und zum anderen Teil auf Imageproblemen und hoher Fluktuation beruhen:
Irrglaube 1: „Das geht doch alles automatisch auf Knopfdruck.“
Von A = Auswertungen für die Geschäftsführung über E = Entgeltabrechnung und V = Vertragserstellung bis zur Z = Zeitwirtschaft meinen viele Unternehmensleitungen, dass dies auf „Knopfdruck“ erledigt werden kann.
In der Praxis sind jedoch umfassende Prüfungen und Hintergrundwissen notwendig, um entsprechende Ergebnisse erzielen zu können. Und die Digitalisierung ist in vielen Personalabteilung noch nicht angekommen oder ein (Alp-)Traum wie beispielsweise die Einführung der eAU, die den zeitlichen Bearbeitungsaufwand in 2023 erheblich erhöht hat.
Irrglaube 2: „Schulungen sind nicht notwendig.“
Von der Arbeitszeitverwaltung (Grundlagen und Nutzung von entsprechenden Dienstprogrammen) über Entgeltabrechnung (inkl. Steuer- und Sozialversicherungsrecht) bis zur Zeugniserstellung (Bewertungen von Arbeitsleistungen) ist umfangreiches Wissen notwendig. Dieses muss regelmäßig geschult werden, um gesetzeskonforme Ergebnisse und den unternehmensbezogenen Qualitätsstandards sichern zu können. Fehlende Schulungen bedeuten gleichzeitig einen zeitlichen Mehraufwand für eigene Recherchen / Experimente, Fehler- und Fehlerkorrekturen.
Irrglaube 3: „Personalkapazitäten sind ausreichend.“
Die beiden vorherigen Irrglaubensätze 1 – 2 UND ggf. die mangelnde Einbeziehung von Fehlzeiten ziehen in der Folge eine falsche Berechnung der Personalkapazitäten nach sich. Es schleicht sich häufig ein Denkfehler ein, mit den SOLL-Arbeitszeiten zu rechnen, die aber Fehlzeiten wie Urlaub beinhalten. Die Arbeit kann jedoch in Urlaubszeiten nicht von Mitarbeitenden erledigt werden.
Irrglaube 4: „Personalarbeit ist Zuarbeit.“
Der Tätigkeiten und Aufgaben von Mitarbeitenden in der Personalabteilung inklusive der Entgeltabrechnung wird häufig – leider oft auch von Unternehmensleitungen – komplett unterschätzt.
Damit hat dieser Berufsstand ein Imageproblem, denn zu einer souveränen Personalarbeit gehören
- umfassenden und tiefgreifende arbeitsrechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Kenntnisse, die
- zielgerichtet angewendet werden müssen, um alle Parameter
- gesetzeskonform und zum Wohl des Unternehmens umsetzen zu können.
Die Mitarbeitenden müssen hier stressresistent, kommunikationsbereit und konflikterprobt sein und zusätzlich den Willen haben, sich ständig weiterzubilden. Darüber hinaus müssen auch Entscheidungen getroffen werden (z.B. sozialversicherungsrechtliche Beurteilungen), denn Fehler sind im Bereich Personalverwaltung häufig teuer oder ziehen andere unangenehme Folgen (z.B. Prüfvermerke, Bußgelder) nach sich.
Konsequenzen Fluktuation:
Eine permanente Unter- oder Fehlbesetzung hat gravierende Folgen. Bei meinen Beratungstätigkeiten erlebe ich häufig seitens der Personalabteilung eine Überlastung der Mitarbeitenden, da nicht ausreichend Personalstellen für die Personalabteilung bewilligt werden. Das führt bei den vorhandenen Mitarbeitenden zu hohen Überstunden, Frustration und letztendlich auch Kündigungen. Viele Kolleginnen und Kollegen haben innerlich gekündigt – andere verabschieden sich ganz aus der Personalarbeit.
Was ist im Personalbereich daran so bemerkenswert?
Die Personalverwaltung ist der Dreh- und Angelpunkt eines Unternehmens und kümmert sich von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zeiterfassung. Ohne die Personalverwaltung kommt niemand in das Unternehmen hinein – und auch nicht hinaus. Und weder das Gehalt für die Mitarbeitenden noch für die Führungskräfte wird angewiesen. Trotzdem wird in diesem sensiblen Bereich ohne Ende gespart.
Eigentlich sollte diesem Berufsstand ein höherer Stellenwert entsprechend des Umfanges des Wissens und der Entscheidungskompetenzen beigemessen werden. Und die Personalabteilung mit angemessenen Stellenanteilen ausgestattet werden, damit alle anfallenden Arbeiten adäquat erledigt werden können. Denn die spannende Frage dahinter ist doch:
Wie sollen Fachkräfte ins Unternehmen kommen, wenn in der Personalabteilung keine Fachkräfte mehr arbeiten (wollen)?
Andrea Isenburg
Beratung - Schulung - Coaching